Kravmatris

Utifrån de genomförda intervjuerna har vi fått en lista på vilka funktioner och egenskaper man vill att det nya intranätet ska ha. Genom en enkel lappövning utifrån  Kanomodellen gjorde vi prioriteringar för vilka funktioner vi gärna vill ha med oss i nya intranätet och vilka funktioner vi kan vänta med. Högsta prio handlar om att intranätet ska ge bättre koll.

Några av de högst prioriterade kraven:

  • Sök (sidor, dokument och personsök)
  • Utökad profilsida
  • Förbättrade arbetsrum
  • Tydligare organisationsöversikt

Kravmatris (pdf)

Kanomodellen (öppnas i nytt fönster)


Personas

Analyserna av intervjuerna är klara och nu har vi fått våra personas presenterade för oss! Det här är alltså dem vi ska ha i åtanke när vi bygger vidare på intranätet.

Pia – praktiska utföraren

Den praktiska utföraren jobbar långt ute i verksamheten på förvaltningarna och har till större eller mindre delar arbetsuppgifter som gör att de inte har ständig tillgång till dator. Det kan till exempel gälla personer som arbetar i hemtjänsten, som sjuksköterska, pedagog eller parkarbetare. I många fall delar de ett par datorer med sina kollegor inom avdelningen och i viss fall har man inte heller någon mobil i tjänsten. Många har arbetsuppgifter som de behöver en dator för att genomföra, däribland att bokföra vårdinsatser eller uppgifter i kvalitetsregister, rapportera närvaro eller arbetade timmar och om det är många kollegor inne kan man behöva vänta, vilket är frustrerande. Man vill få ägna sin tid åt rätt arbetsuppgifter. Den praktiska utföraren samarbetar mycket med andra som är anställda inom samma verksamhet och har behov av att kunna dela information med varandra. Detta kan ske vid personliga möten, men även via de verksamhetssystem som man redan använder, t.ex. i skolan eller där hemtjänsten gör vårdplanering för brukarna. Arbetstiden är till stora delar styrd av arbetsuppgifterna ute i fält, i barngruppen eller med äldre och den praktiska utföraren vill gärna undvika onödig administration och dubbelarbete. En stark drivkraft är mötet med människor och att kunna jobba effektivt och göra skillnad i den verksamhet där man befinner sig.

Olle – operativ tjänsteman

Den operativa tjänstemannen jobbar ute i verksamheten och har ett specifikt kompetensområde som ofta är starkt knutet till just den förvaltningen. Det kan till exempel vara en miljöinspektör, byggingenjör, socialsekreterare eller handläggare inom ett speciellt område. Tjänstemannen kan ha flera olika uppdrag, vara med i löpande arbete och jobba i projektform med både interna och externa aktörer. Han vill få fokusera på jobbet och vill gärna vara med och utveckla arbetet så att det kan bli mer effektivt för att öka tiden för kvalificerade uppgifter. Arbetsdagen tar dock mycket fokus och utveckling och förändringsarbete är svårt att hinna med. Inom gruppen finns ett tydligt intresse för utveckling av området, men medan vissa driver på själva, så fokuserar andra på sina dagliga arbetsuppgifter och låter utvecklingsarbetet ledas av andra. Man vill gärna veta vad som är på gång, först och främst inom ens eget avdelningen och förvaltningen, men i mån av tid även projekt och nyheter i kommunen i stort. Den operativa tjänstemannen samarbetar med andra i sina frågor, både interna och externa personer som har med arbetsområdet att göra. Kommunikationen inom gruppen sköts bland annat via möten, mejl och delade dokument och man behöver hålla koll på vad som händer i projektet. Det är inte alltid så lätt, då många behöver kunna delta i samtalet och följa utvecklingen i arbetet. När frågor uppstår som ligger utanför ens egen avdelning kan det vara svårt att veta vem på kommunen man ska prata med för att hitta en lösning. Det kan handla om att förstå vem på en avdelning som har det i sitt ansvarsområde. Han vill gärna jobba effektivt och bidra till samhällsutvecklingen. När man hjälpa både människor och komma framåt i uppdrag känns jobbet meningsfullt och roligt.

Samira – specialiserad service

Specialiserad service har till uppdrag att serva och hjälpa andra att lösa sina problem. Det kan gälla både kommunmedborgare och medarbetare inom kommunen, men det gemensamma är att man på olika sätt hjälper och stöttar den behövande till en så snabb och smidig lösning som möjligt. Man vill gärna jobba effektivt och förebyggande och har ett behov av att snabbt nå ut med information för att kunderna själva om möjligt kan lösa sina problem. Då sparar man resurser och kan koncentrera hjälpen till de svårare problemen som behöver mer kvalificerad hjälp. Inom de olika servicefunktionerna har man ett stort behov av att snabbt och smidigt hitta svar på problem, hjälpa varandra med insikter och kunna ställa en fråga och få tips av sina kollegor. Man har arbetsmodeller och IT-system för att dokumentera lösningar som kan återanvändas och vara till nytta i kommande ärenden. För att jobba effektivt behöver specialiserad service ha en bra och tydlig hantering av ärenden som kommer in. Dels för att arbetsfördelningen inom gruppen ska fungera, men även för att kunna utvärdera verksamheten och identifiera problemområden som behöver ses över på en övergripande nivå. Det är roligt och givande när man kan hjälpa till att lösa problem för människorna man möter i arbetet. Det finns en tillfredsställelse i att bocka av arbetsuppgifter som har samlats på hög, men frustrerande när man måste ägna tid och kraft åt repetitiva problem som borde ha åtgärdats genom förebyggande arbete och tekniska lösningar.

Paula – övergripande specialist

Den övergripande specialisten jobbar med områden som kan beröra alla förvaltningar inom Huddinge kommun. Det kan till exempel vara kommunikatörer, HR-specialister, personer som jobbar med upphandling eller ekonomi. De har ett stort behov av att nå ut med information och många användare behöver den för att förstå vad som gäller för exempelvis inköp eller den egna anställningen. De har en nyckelroll som stödfunktioner för chefer och medarbetare. De är sakkunniga inom specialområden och för att verksamhetsutveckla så att kommunen sköter sina åtaganden som arbetsgivare och använder resurserna på effektivaste sätt. De har stort behov av utbyte mellan varandra inom samma kompetens eller roll och behöver samordna för att säkerställa att man jobbar likvärdigt och följer de riktlinjer och lagar som finns inom området. Den övergripande specialisten har djupa kunskaper inom sitt område och delar gärna med sig till andra. Dessa personer är ofta avsändare av information till både chefer och andra medarbetare ute i organisationen och behöver fungerande kanaler för att nå ut med viktiga budskap. Man vill jobba effektivt och ägna sin tid åt kvalitativa arbetsuppgifter och därför är det nödvändigt att de anställda i kommunen själv kan hitta svar på enklare frågor. De drivs av att kunna bidra med sin kompetens, driva verksamhetsutveckling inom sitt ämnesområde och ser en tydlig koppling mellan sitt arbete och kommunens mål med verksamheten.

Annika – chef i första linjen

Chef i första linjen är en ledare för medarbetare som ofta jobbar mer praktiskt ute i verksamheten. Personer i denna grupp jobbar till exempel som gruppledare, enhetschef, eller biträdande rektor och kan ha många underställda. De har många ansvarsområden och i arbetsuppgifterna ingår att vara påläst, leda och informera, hantera ekonomi, personalfrågor, driva verksamhetsutveckling och mycket annat. Regler, lagar, policys och riktlinjer styr arbetet och det gäller att hålla koll och vara uppdaterad. Det är många bollar i luften och svårt att hålla koll på alla områden själv och därför tar den operativa chefen gärna hjälp av specialister och stödfunktioner inom den egna organisationen. Det är också värdefullt att kunna utbyta erfarenheter och diskutera med andra chefer för att få tips och idéer på hur man kan hantera situationer som uppstår. De ska bryta ner kommunens övergripande mål och visioner till vardagliga aktiviteter och följa upp resultatet för att ha koll på läget och styra verksamheten i rätt riktning. Chefen är en viktig person i medarbetarnas vardag och får stötta och hjälpa till med olika frågor som uppstår ute i verksamheten. Det kan röra allt från semesterpolicy till konflikter eller hur man ska hantera en svårighet i ett uppdrag. Chefen i första linje är en kommunkationshubb som både informerar sina medarbetare, men har också en viktig roll att fånga upp och vidarebefordra medarbetarnas behov och svårigheter uppåt i organisationen. Det kan gälla dåligt fungerande IT-system eller konsekvenser av nya direktiv uppifrån. En stark drivkraft är att utveckla både verksamheten och medarbetare för att skapa så mycket nytta som möjligt för pengarna.

Stellan – strategiska chefen

Den strategiska chefen leder förvaltningar och andra chefer i deras arbete. De jobbar långsiktigt med kommunens mål och ska ta politikernas beslut till verksamheten och se till att saker händer på en övergripande nivå. De kommunicerar både med och genom de chefer i linjen som tar vidare fattade beslut ut till utförarna. De driver på arbetet och utvecklingen på en hög nivå och är helt på det klara med vilka mål och visioner kommunen långsiktigt ska uppnå. De har etablerade informationskanaler att tillgå och har även möjlighet att träffa cheferna under sig på en regelbunden basis. Den strategiska chefen har inte alltid detaljkunskaper om problemen långt ute i organisationen bland de praktiska utförarna. De får signaler från sina underställda om det är något som behöver ses över och tar även kontinuerligt del av och följer upp resultaten från verksamheterna. En stark drivkraft är just att leda verksamheten mot de övergripande målen och han vill utveckla sin förvaltning till en effektiv och väl fungerande del i Huddinge kommun. Det handlar om kvalitetsutveckling för nå bästa möjliga utfall för kommunens innevånare och att nyttan av medborgarnas skattepengar ska bli så stor som möjligt.


Användarintervjuer

I en workshop tillsammans med konsulter och projektgrupp valde vi ut ett antal målgrupper vi ville intervjua. Vi försökte att få ett antal intervjupersoner som motsvarar storleken på våra olika förvaltningar. Tanken var att vi skulle intervjua fler från våra stora förvaltningar, Social- och äldreomsorgsförvaltningen och Barn- och utbildningsförvaltningen.

Målgruppsworkshop

Det visade sig vara svårt att få tag i folk att intervjua på just de förvaltningarna, men eftersom användare tar sig an intranätet på olika sätt oavsett förvaltning kan vi ändå börja se ett mönster.

malgrupper

Nu ska vi låta konsulterna analysera färdigt för att sedan få se vilka personas* vi ska jobba med.

*En persona är en fiktiv person som representerar en större grupp personer med liknande behov och beteende inom ett område (I det här fallet är det fokus på intranät)


Effektmål

Redan i förstudien identifierade vi tre effektmål. Effektmålen har sedan tröskats och analyserats och det verkar som att vår ursprungliga tanke håller. Nu har vi med våra konsulters hjälp broderat ut effektmålen så att vi kan mäta resultatet om något år och få ett ordentligt kvitto på hur projektet har levererat.

Effektkarta

Intranätet ska vara ett stöd i det dagliga arbetet så att vi blir mer effektiva.

För att lyckas bli mer effektiva måste intranätet vara fokuserat på att hjälpa de högst prioriterade målgrupperna att lösa de viktigaste och mest vanligt förekommande uppgifterna. I kommunen använder medarbetarna många olika system och intranätet ska vara den sammanhållande länken och representera ”en väg in”. Genom att vara ett nav och fokusera på att hjälpa användare att få svar på frågor och lösa uppgifter kan intranätet bidra till ett effektivare arbete. Om varje användare som använder intranätet dagligen kan spara fem minuter blir effekterna stora för kommunen som helhet. Ett väl utformat intranät minskar tiden anställda lägger på att söka och de kan istället förflytta tid till kvalificerade arbetsuppgifter.

Vid sidan om att vara ett nav till arbetsverktyg är intranätet i sig en viktig källa för att hitta olika typer av styrande och stödjande dokument man behöver i sitt arbete. Att enkelt hitta stödinformation som exempelvis mallar och checklistor underlättar i medarbetarens arbete mycket.

Det ska också vara enkelt att hitta rätt personer, funktioner eller kompetenser. Ett intuitivt och snabbt sätt att hitta rätt person är en grund för både samarbete och utbyte av den information jag behöver för att göra mitt jobb. Verksamhetsnära information ner på avdelningsnivå ska effektivt kunna kommuniceras och nå alla, utan att avsändaren ska behöva gå omvägar via andra system eller vara beroende av e-post.

Ett annat exempel där det finns tydliga möjligheter för förbättring på intranätet är en effektiv och väl fungerande sökfunktion, vilket också är ett hygienkrav i ett modernt intranät.

Intranätet ska förbättra möjligheterna till dialog och samarbete i vår organisation.

Förutom att intranätet ska bidra till effektivare arbete för medarbetare ska det stödja och underlätta samarbete, koordinering och kunskapsöverföring inom avdelningar, mellan avdelningar respektive inom förvaltningar och mellan förvaltningar.

Att hitta rätt kollega, funktion eller kompetens är en förutsättning för samarbete. Denna del av intranätet kommer att vara viktig för medarbetarna och organisationen som helhet.

Behovet av utbyte både inom och mellan förvaltningar är tydligt uttalat och här kan intranätet hjälpa till. Genom att till exempel synliggöra projekt och dess deltagare, lyfta fram och utveckla de digitala arbetsrummen kan intranätet bidra till goda förutsättningar för samarbeten inom Huddinge kommun. Intranätet ska också vara ett verktyg i arbetet med att kommunicera ut satsningar och undvika dubbelarbete i det dagliga eller inom projekt och olika satsning.

Att enkelt kunna lägga upp saker själv, som frågor, notiser och tips är en naturlig del i ett modernt intranät. Att få fler att berätta vad de arbetar med och vilka erfarenheter och insikter det ger kan bara gynna verksamheten. Många drar sig för tiden det tar att dela med sig till andra. Enklare former att dela erfarenheter kan möjliggöras genom intranätet.

Utbyte mellan förvaltningar och inom förvaltningar i kompetensutbyte och i projekt ska finnas. Arbetsrummen som finns på intranätet dag kan stödja medarbetare inom och mellan avdelningar att samarbeta med varandra, vad gäller dialog och att dela information. Det finns ett behov att se över hur arbetsrummen används, samt hur de kan förbättras för att öka nyttan med dem. Vidare bör man titta på hur man kan verka för att användningen ska öka generellt.

Även utanför arbetsrummen kan intranätet ge möjlighet till snabbare kommunikation, som exempelvis att ställa en enkel fråga eller ge tips till flera medarbetare.

Intranätet ska bidra till att Huddinge kommun uppfattas som en modern och attraktiv arbetsgivare.

Intranätet är bara en del i ett ekosystem av digitala verktyg som Huddinge kommuns medarbetare möter i sin vardag. Ett bra system låter användaren göra sitt jobb utan att ta uppmärksamheten från användarens uppgift. Det minskar stress och frigör tid. Om intranätet kan stötta användaren att göra sitt jobb på ett effektivt sätt bidrar det till en bättre arbetsmiljö.

Användaren ska inte behöva lägga stor tid, möda och tankekraft på att leta. Intranätet ska göra det möjligt att lägga mer tid på de huvudsakliga arbetsuppgifterna. Att vara en attraktiv arbetsgivare handlar dock om mer än de verktyg medarbetaren använder, som öppenhet, värderingar, klimat på arbetsplatsen. Men då digitala arbetsverktyg utgör en större och större del i människors vardag och arbetsvardag är det av stor vikt att de utformas på ett sätt som förenklar och ger positiv upplevelse, samt kommunicerar de värderingar som arbetsgivare står för. Här är även ett intranät en viktig plats och källa.


Projektorganisation

Huddingekommun_paj

Huddinge kommun består av lite drygt 6000 anställda, fördelat på 5 förvaltningar. Barn och utbildningsförvaltningen är den i särklass största följd av Social- och äldreomsorgsförvaltningen. Förvaltningarna för Kultur och fritid, Miljö och samhällsbyggnad samt Kommunstyrelsens förvaltning är ungefär lika stora (eller små).

I såväl styrgrupp som projektgrupp har vi representanter från respektive förvaltning. Dessutom har vi representation från Personal och IT i de båda grupperna. Det är viktigt att alla förvaltningar känner att de är delaktiga i intranätet och att vi tillgodoser behoven som kan skilja sig något från de olika förvaltningarna. Personal är en stor del av intranätet och därför är det bra att de kan vara med för att ge värdefull input. Det är också nödvändigt att IT är med för att kunna stötta i kluriga frågor kring IT-arkitektur, inloggningsproblematik med mera.