Effektmål

Redan i förstudien identifierade vi tre effektmål. Effektmålen har sedan tröskats och analyserats och det verkar som att vår ursprungliga tanke håller. Nu har vi med våra konsulters hjälp broderat ut effektmålen så att vi kan mäta resultatet om något år och få ett ordentligt kvitto på hur projektet har levererat.

Effektkarta

Intranätet ska vara ett stöd i det dagliga arbetet så att vi blir mer effektiva.

För att lyckas bli mer effektiva måste intranätet vara fokuserat på att hjälpa de högst prioriterade målgrupperna att lösa de viktigaste och mest vanligt förekommande uppgifterna. I kommunen använder medarbetarna många olika system och intranätet ska vara den sammanhållande länken och representera ”en väg in”. Genom att vara ett nav och fokusera på att hjälpa användare att få svar på frågor och lösa uppgifter kan intranätet bidra till ett effektivare arbete. Om varje användare som använder intranätet dagligen kan spara fem minuter blir effekterna stora för kommunen som helhet. Ett väl utformat intranät minskar tiden anställda lägger på att söka och de kan istället förflytta tid till kvalificerade arbetsuppgifter.

Vid sidan om att vara ett nav till arbetsverktyg är intranätet i sig en viktig källa för att hitta olika typer av styrande och stödjande dokument man behöver i sitt arbete. Att enkelt hitta stödinformation som exempelvis mallar och checklistor underlättar i medarbetarens arbete mycket.

Det ska också vara enkelt att hitta rätt personer, funktioner eller kompetenser. Ett intuitivt och snabbt sätt att hitta rätt person är en grund för både samarbete och utbyte av den information jag behöver för att göra mitt jobb. Verksamhetsnära information ner på avdelningsnivå ska effektivt kunna kommuniceras och nå alla, utan att avsändaren ska behöva gå omvägar via andra system eller vara beroende av e-post.

Ett annat exempel där det finns tydliga möjligheter för förbättring på intranätet är en effektiv och väl fungerande sökfunktion, vilket också är ett hygienkrav i ett modernt intranät.

Intranätet ska förbättra möjligheterna till dialog och samarbete i vår organisation.

Förutom att intranätet ska bidra till effektivare arbete för medarbetare ska det stödja och underlätta samarbete, koordinering och kunskapsöverföring inom avdelningar, mellan avdelningar respektive inom förvaltningar och mellan förvaltningar.

Att hitta rätt kollega, funktion eller kompetens är en förutsättning för samarbete. Denna del av intranätet kommer att vara viktig för medarbetarna och organisationen som helhet.

Behovet av utbyte både inom och mellan förvaltningar är tydligt uttalat och här kan intranätet hjälpa till. Genom att till exempel synliggöra projekt och dess deltagare, lyfta fram och utveckla de digitala arbetsrummen kan intranätet bidra till goda förutsättningar för samarbeten inom Huddinge kommun. Intranätet ska också vara ett verktyg i arbetet med att kommunicera ut satsningar och undvika dubbelarbete i det dagliga eller inom projekt och olika satsning.

Att enkelt kunna lägga upp saker själv, som frågor, notiser och tips är en naturlig del i ett modernt intranät. Att få fler att berätta vad de arbetar med och vilka erfarenheter och insikter det ger kan bara gynna verksamheten. Många drar sig för tiden det tar att dela med sig till andra. Enklare former att dela erfarenheter kan möjliggöras genom intranätet.

Utbyte mellan förvaltningar och inom förvaltningar i kompetensutbyte och i projekt ska finnas. Arbetsrummen som finns på intranätet dag kan stödja medarbetare inom och mellan avdelningar att samarbeta med varandra, vad gäller dialog och att dela information. Det finns ett behov att se över hur arbetsrummen används, samt hur de kan förbättras för att öka nyttan med dem. Vidare bör man titta på hur man kan verka för att användningen ska öka generellt.

Även utanför arbetsrummen kan intranätet ge möjlighet till snabbare kommunikation, som exempelvis att ställa en enkel fråga eller ge tips till flera medarbetare.

Intranätet ska bidra till att Huddinge kommun uppfattas som en modern och attraktiv arbetsgivare.

Intranätet är bara en del i ett ekosystem av digitala verktyg som Huddinge kommuns medarbetare möter i sin vardag. Ett bra system låter användaren göra sitt jobb utan att ta uppmärksamheten från användarens uppgift. Det minskar stress och frigör tid. Om intranätet kan stötta användaren att göra sitt jobb på ett effektivt sätt bidrar det till en bättre arbetsmiljö.

Användaren ska inte behöva lägga stor tid, möda och tankekraft på att leta. Intranätet ska göra det möjligt att lägga mer tid på de huvudsakliga arbetsuppgifterna. Att vara en attraktiv arbetsgivare handlar dock om mer än de verktyg medarbetaren använder, som öppenhet, värderingar, klimat på arbetsplatsen. Men då digitala arbetsverktyg utgör en större och större del i människors vardag och arbetsvardag är det av stor vikt att de utformas på ett sätt som förenklar och ger positiv upplevelse, samt kommunicerar de värderingar som arbetsgivare står för. Här är även ett intranät en viktig plats och källa.


Projektorganisation

Huddingekommun_paj

Huddinge kommun består av lite drygt 6000 anställda, fördelat på 5 förvaltningar. Barn och utbildningsförvaltningen är den i särklass största följd av Social- och äldreomsorgsförvaltningen. Förvaltningarna för Kultur och fritid, Miljö och samhällsbyggnad samt Kommunstyrelsens förvaltning är ungefär lika stora (eller små).

I såväl styrgrupp som projektgrupp har vi representanter från respektive förvaltning. Dessutom har vi representation från Personal och IT i de båda grupperna. Det är viktigt att alla förvaltningar känner att de är delaktiga i intranätet och att vi tillgodoser behoven som kan skilja sig något från de olika förvaltningarna. Personal är en stor del av intranätet och därför är det bra att de kan vara med för att ge värdefull input. Det är också nödvändigt att IT är med för att kunna stötta i kluriga frågor kring IT-arkitektur, inloggningsproblematik med mera.