Jullov

Snart dags för jullov – ett välbehövligt sådant.

Vi har jobbat hårt med att lägga in dokument och blanketter och samtidigt tagga upp allt med metadata för att söket ska fungera så bra som möjligt. Vi har fyllt på med information på själva intranätsidorna, länkat upp till fördjupningssidor och trasslar med det grafiska.

Samtidigt börjar funktionerna komma på plats. På nya insidan finns det ett socialt flöde där man kan ställa in aviseringar till sin mailbox, till exempel. Det kommer att bli möjligt att som tidigare kommentera nyheter och information på intranätsidor och du som användare kommer få större möjlighet att bidra till information på intranätet.

Efter nyår tar vi oss an sökfunktionen. Det är viktigt att den blir bra, så den kommer vi att lägga stort fokus på de första veckorna i det nya året.


En titt i backspegeln

Sakta men säkert fylls det nya intranätet på med innehåll. Vi jobbar hårt på att kunna sortera upp grupperna på ett bra sätt och vi har tagit hjälp av Findwise för att få fram kvalitativt metadata. I nästa vecka kör vi en tredje workshop i det arbetet. Tanken är att vi ska kunna söka och filtrera information. Det är framförallt några sidor som skulle vara bra att filtrera:

  • dokumentbanken
  • kompetensutveckling
  • projektportfölj
  • grupper

det kan tillkomma fler sidor, men bara vi har tänket klart för oss är det inga problem.

Däremot kommer det in en del nya ideér, utvecklingsförslag och till och med nya krav. Nu gäller det att ta en rejäl titt i backspegeln. Gå tillbaka till projektdefinitionen för att hålla oss till scopet och rådfråga effektkartan så att vi verkligen låter våra målgrupper bestämma hur det nya intranätet ska se ut.

Det får hamna högst upp på min to-do för nästa vecka!


Vi har börjat jobba i verktyget

Det var ett lite större glapp än tänkt mellan kursen i SiteVision och när vi faktiskt kunde börja jobba i verktyget.

Nervositeten har spridit sig i gruppen. Hur var det nu man gjorde med bilder? Skulle vi lägga till egna moduler eller bara använda mallar och hur har vi tänkte med strukturen nu igen?

Jag tror att det bästa sättet att lära sig ett verktyg är att ge sig in i det och jobba. Det har varit lite trögt, men efter viss tvekan är det flesta i gång nu. Det är ett ganska enkelt cms och vår nya kommunikatör på personal har på egen hand lärt sig grunderna på förvånansvärt kort tid!

Det är en förvaltning som har sagt att de vill ha extra stöd i form av en genomgång. Tror att det mest handlar om digital mognad, men med lite extra jobb ska vi nog få med dem också!

För dem som har lust och tid har jag bokat in ett antal tillfällen då vi kan sitta tillsammans och jobba. Vi hade ett första tillfälle i fredags.

Alla hade inte möjlighet att delta, vilket nog var bra. Det är en del funktioner kvar att fixa. Men det var roligt att sitta ihop och räta  ut frågetecken tillsammans.

Ett stort tack till dem som vågat sig in i cms:et för att fylla på sidor, nyheter, händelser och grupper. Riktigt bra jobbat!


Sitevisiondagarna 2014

webbhjaltarUnder två dagar samlades över 400 eventdeltagare (webbhjältar) i Örebro för att prata webb, intranät, digitalt samarbete och snygga funktioner. Företaget Sitevision AB ordnade för fjärde året i rad en konferens där vi fick möjlighet att lära oss mer om verktyget (som vi ju ska använda för intranätet) och alla finesser, men också lyssna på föredrag om hur man till exempel skapar bättre innehåll till större nytta för besökaren. Fredrik Wackå pratade om webbredaktören som i en modernare variant heter serviceredaktör. Serviceredaktören jobbar mer aktivt med innehållet för att ge service till besökaren. John Ekman  från företaget Conversionista berättade om hur man genom att skruva lite, lite på delar av en webb kan man nå stora resultat. Allt behöver inte vara ”Big bang”. I många fall är det bättre med en evolutionär utveckling där man testar sig fram till det som ger bäst resultat. De och en massa andra bra föreläsningar fanns det att välja på under de här två dagarna. Det mesta spelades in och finns på Sitevisions Youtubekanal Många av deltagarna på konferensen var från olika kommuner. Bra läge för att tanka av idéer, alltså! Nyfikna frågor från oss kring grupper, utbildning, policys, lansering, dokumenthantering, taggning, kategorisering, utvecklingsmöjligheter, webbredaktion och mycket annat dryftades. Efter två dagar i Örebro kände vi oss lite klokare och mycket inspirerade att jobba vidare!


Projekttriangeln

I varje projekt viktar man vad som är viktigast för resultatet; tid, kvalitet eller kostnad. Vårt projekt är viktat så här:

  • Kvalitet, 40 procent
  • Kostnad, 50 procent
  • Tid, 10 procent

Det innebär att projektet har åtagit sig att skapa ett intranät med hög kvalitet och till fastslagen budget. Vi kan alltså inte sänka kraven på funktioner eller låta kostnaderna dra iväg. Däremot är det okej att skjuta på lanseringsdatum om det visar sig att vi behöver mer tid på oss för att skapa det intranät vi vill ha.

Projekttriangeln

Nu är vi där. Vi får skjuta på lanseringsdatum. Som projektledare kan jag tycka att det är tråkigt, men samtidigt är det viktigt att vi får till det där effektiva arbetsverktyget vi har velat ha från början. Några projektmedlemmar har fått i uppdrag att estimera tidsåtgången för resterande aktiviteter (visst strukturarbete samt överflytt av text). Därefter sätter vi oss ner för att helt enkelt bestämma ett nytt datum för lansering. Den ursprungliga tanken var att vi skulle lansera vid Halloween 2014. Nu lutar det mer åt Lucia eller kanske till och med Påsk. Eller nånstans däremellan.

Edit: Vid projektmötet den 10 oktober bestämde vi att lägga lanseringen våren 2015. Troligtvis landar vi i februari-mars.

Namnet Intranät2014 kommer alltså att kännas lite  passé, men får väl gälla betaversionen. Vid lansering får vi helt enkelt gå över från betaversionen ”2014” till den skarpa versionen som vi döper till Intranät2015 🙂