Studiebesök i Upplands Väsby

I går var vi på studiebesök i Upplands Väsby. Vi var nyfikna på hur deras intranät ser ut och framförallt hur de jobbar med grupper. Johan som är webbansvarig i Upplands Väsby berättade att deras intranät, som till stora delar är uppbyggt med just grupper funkar jättebra.

I Upplands Väsby har man gett användaren stora möjligheter att själva skapa innehåll på intranätet. Det gör att det blir relevant mig som användare och inte bara en kanal för ledningen att informera i. Frågan är om det skulle funka lika bra i en organisation som är mer än 4 gånger så stor? Det var i vilket fall som helst kul att få besöka en annan kommun för att se hur de tänker kring intranät. Stort tack till er i Upplands Väsby!

 


Ny struktur och strukturturné

Efter att ha tittat på ett antal olika strukturlösningar kom vi till slut fram till en egen lösning som kändes som att den skulle kunna funka. Kanske. Jag krocktestade den på den övergripande informationen och ja, den går att använda där.

Hur funkar det då på andra förvaltningar? Jag gav mig ut på en liten turné där jag passade på att beskriva konceptet och samtidigt hämta in information om hur den tänkta strukturen skulle fungera på två av våra största förvaltningar. Efter ett tio-tal intervjuer står det klart. Ja, vi kan använda strukturen. Kanske.

Vi har tjuvtittat på hur andra kommuner har strukturerat upp sin information. Vi har även inspirerats av det arbete  som Funka.nu har gjort tillsammans med sina medlemskommuner. Vi har tittat på våra personor och givetvis på hur vårt eget intranät ser ut idag.

Arbetshypotesen för vår nya struktur:

  • Mitt arbetsfält – Verksamhetsnära stöd med ”informationspaket” som är utformade för ett speciellt arbetsfält. Exempelvis: ”jag jobbar med bygglov”,  ”jag jobbar med funktionshinderområdet”, ”jag jobbar i förskoleverksamhet”.
  • Stöd och service – Hjälp med saker som inte ingår i mina dagliga arbetsuppgifter och som är mer eller mindre övergripande. Exempelvis ”jag vill göra en upphandling”, ”jag vill attestera en faktura”, ”jag vill få hjälp med min krånglande dator”.
  • Dokumentbank – Här finns alla dokument; xls, doc, pdf. Oavsett om det är en mall, riktilinje, policy eller blankett. En sökmotor med fritextsök och möjlighet att filtrera på dokumenttyp och förvaltning.
  • Samarbete – En samlad plats för samarbete, grupper och arbetsrum.
  • Anställning och miljö – Stöd för saker som rör min anställning. Exempelvis: Hur är jag försäkrad på arbetet? Hur skaffar jag terminalglasögon? När har vi klämdagar?
  • Organisation och styrning – Om kommunen. Vad har vi för visioner? Hur ska vi förverkliga dem? Hur ska vi utveckla verksamheten?

Under projektmötet tidigare idag kändes det som att vi kommer kunna jobba vidare på den här strukturen. Känns bra!


Många bäckar små…

Findability review

Samtidigt som Intranät 2014 tuffar vidare är det en del andra projekt vi behöver hålla koll på. Till exempel görs det en så kallad findability review för att göra vårt sök bättre. Eftersom hittbarhet är en av stöttepelarna för nya intranätet är det här ett jätteviktigt projekt att vara delaktig i. För intranätets del tittar vi på vilka system som ska vara sökbara för att göra medarbetarnas vardag enklare. I det arbetet tar vi också reda på hur vi ska göra för att få till en riktigt bra kontaktkatalog för alla anställda i kommunen. Tanken är att vi ska ha egna profilsidor där vi tankar in viktig kontaktinformation från ett av våra personalsystem. Vill man kan man sedan öka hittbarheten genom att komplettera med ytterligare uppgifter om sig själv. I det här projektet kommer vi också få rekommendationer på vilken eller vilka sökmotorer som passar våra krav bäst. 

Grafisk profil för digitala kanaler

Kommunens grafiska profil är främst utformad för print. Samtidigt ökar behovet av grafisk styrning även för våra digitala kanaler. Tanken är att ta ett större grepp kring hela den grafiska profilen inom ett par år, men tills dess behöver vi anpassa tillämpningen av nuvarande profil så att den kan användas även på  webbar, bloggar och intranät. Den här bloggen är ett steg i den riktningen. Inom ett par veckor bör vi ha landat i ett förslag för hur vi ska tillämpa befintlig grafisk profil för digitalt. När det väl är klart och godkänt kan vi sätta igång och börja formge det nya intranätet.