Skiss får liv

Det har tagit lite tid, men äntligen har vi fått se hur intranätet ser ut på riktigt! Den undre bilden är skissen och den övre bilden är en skärmdump på hur det ser ut i utvecklingsmiljön just nu. Lite mera fix innan vi kan lägga in innehållet. Jättekul, det här kommer att bli bra!

Skiss-skarp


Glitch

Arbetet  med intranätets utvecklingsfas har pågått i mer än en månad. Vi ställs hela tiden inför nya frågor om funktioner och sidor som kan komma att behövas. Det känns som att allt flyter på ganska bra. MEN. Självklart har det dykt upp en glitch;

Teknikbyrån stoppas av Portwise vilket kan innebära att projektet drabbas av förseningar.  Förhoppningsvis kan vi konfigurera snabbt så att vi kommer vidare. Galet frustrerande!


Lite närmre klart

En skiss av startsidan för nya intranätet.

(Längre ner finns en beskrivning av strukturen.)

Överst på sidan finns den liggande menyn där man snabbt ska hitta det övergripande stödet. Den lilla siffran är aviseringar som är kopplade till ens egna grupper.

En stor sökruta uppmanar att söka både innehåll och personer. Genom att gå igenom innehållet ofta och rensa mycket håller vi intranätet rent och gör det enklare att hitta.

Under sökrutan finns två spalter med länkar till information som är aktuell just nu. Den ena spalten innehåller kommunövergripande länkar. Den andra är till för förvaltningsspecifika länkar.

På startsidan finns även kommunövergripande nyheter och kalenderhändelser blandat med nyheter och händelser som är knutna till  förvaltning. Till vänster finns det egna flödet från grupper som man är medlem i.

HuddingeKommun_Startsida_140630

Struktur

I en liggande meny längst upp finns följande kategorier

Mitt arbete. Här har finns möjlighet att lägga till sina egna  genvägar, system och  grupper.

Dokument och blanketter. Här finns alla dokument och blanketter. Det ska vara möjligt att filtrera efter förvaltning, filtyp och vilken sorts dokument man letar efter.

Stöd och service. Den här kategorin erbjuder stöd i arbetet på en övergripande nivå. För arbetsverktyg på verksamhetsnära nivå används de olika grupperna. I stöd och service hittar man snabbt hjälp inom olika områden så som:

  • Ekonomi
  • Inköp och upphandling
  • IT och telefoni
  • Säkerhet
  • Dokument och ärendehantering
  • Projekt och processer
  • Media och kommunikation
  • Boka och beställ

Grupper. Vi kommer att använda oss mycket av grupper på det nya intranätet. Det är för att man ska kunna skräddarsy det innehåll man behöver. All verksamhetsnära information finns i grupperna och man väljer själv till stor del vilka grupper man vill tillhöra. Grupperna ska vara lätta att administrera och man kan lätt följa flödet i dina grupper på startsidan.

Personalingången. Allt som rör mig som anställd i Huddinge kommun finns här. I menyvalet finns:

  • För anställda
  • För chefer
  • Personalhälsan

Kommun och organisation. Organisationsträdet, kort information om respektive förvaltning, kommunens visioner och pågående arbete kommer att finnas här.

Det kommer att finnas såväl understartsidor som undersidor. Det kommer även finnas möjlighet att lägga flera kapitel på en och samma sida i form av sektioner som går att fälla ut/fälla ihop.

Freeze!

Funkspecarna har gått till utvecklarna. Vi har gått igenom dem och rätat ut en del frågetecken. Vi har rett ut hur vi ska lösa inloggning och var i IT-strukturen intranätet ska få bo. Vi har  släppt ifrån oss bollen ett tag och förhoppningsvis kommer skisser vara klickbara sidor när vi kommer tillbaka i augusti. Men nu fryser vi projektet ett tag och laddar batterierna för sista ronden i höst.


Lättillgängligt intranät vs. informationssäkerhet

Kommunen är en organisation med vitt skilda yrken och arbetsplatser. Nu bygger vi ett intranät med information som ska nå tjänstemannen men även badmästaren, naturvårdaren, undersköterskan, förskolläraren och alla andra möjliga yrkesgrupper som inte har självklar tillgång till en dator. Som dessutom ska stå innanför brandväggen.

Ska vi skapa ett effektivt intranät måste det vara tillgängligt.

För det första bygger vi responsivt. I en stor kampanj tidigare i år bytte vi ut all telefoni vilket innebär att det finns större tillgång till smarta telefoner. Vi ser också en markant ökning av surfplattor. Genom att bygga intranätet responsivt når vi fler.

Öppet eller stängt?
Det enda som är skyddat på intranätet är personbilder. De skyddas av PUL. Man kommer att själv få ladda upp (och ta bort) sin bild i profilen. Genom det godkänner jag att bilden finns där och då har vi löst det. För bilder i reportage och annat har vi rutin på att få medgivande innan vi publicerar.

Eftersom vi inte får använda intranätet till sekretesskyddat material skulle vi kunna ha ett helt öppet intranät. Det skulle förenkla åtkomsten för alla anställda.

MEN eftersom känslan är att ett helt öppet intranät skulle hämma flödet på intranätet i stället för att bli det levande verktyg vi har tänkt att det ska bli så väljer vi att lägga det bakom inloggning.

Vi kommer inte att hoppa på tåget som går genom organisationen med stark autentisering. Då blir det för svårt att komma åt sin information när man är ”on the fly”. Däremot blir det en enklare inloggning som gör att alla anställda kommer in på intranätet och samtidigt känner arbetsro.


Kurs i SiteVision

I dag har vi fått vår första genomgång av SiteVision. Vi byter ju cms i samband med det nya intranätet. Eftersom vi är nybörjare allihop började vi från grunden med nybörjarkursen.

En stor anledning till att valet föll på SiteVision var att det verkade lättanvänt. Det verkade enkelt att lära sig och det verkade som att vi skulle kunna göra en del själva, som vi annars får anlita byrå för att göra. För min del handlade den här kursen lika mycket om att lära mig cms:et som att se att om det var så bra som det verkade. Och det var det. Det var roligt också att höra alla positiva kommentarer från projektgruppen som var med på kursen. Det här kommer bli toppen!

Eftersom vår egen installation inte riktigt är på plats jobbade vi i en utbildningsmiljö. Nu ser vi fram emot att få vårt eget som vi kan leka med!