Världens bästa intranät

På väg till världens bästa intranät

Tre månader efter lansering. Dammet har lagt sig och vi räknar ner till semester. Det var en tuff lansering, med buggar och felrapporter. Vi har jobbat hårt för att få det intranät vi vill ha, men vi har en liten, liten bit kvar innan vi kan säga att vi har världens bästa intranät.  Men snart så! Det vi faktiskt har kommit i land med är vi förstås väldigt stolta över:

Tillgängligt

Intranätet är tillgängligt överallt, från mobilen, plattan eller datorn. Tidigare kom du bara åt intranätet från datorn om du satt innanför brandväggen, via VPN eller om du hade en så kallad tjänstedator. Det enda du behöver nu är någon typ av mojäng med internetuppkoppling och inloggningsuppgifter. Klart!

Hittbart

Många intranät växer organiskt och städdagarna är få. Men en innehållspolicy som är ”Det här kanske någon vill läsa…?” får vi ett enormt och välvilligt intranät som informerar om  en massa saker jag inte behöver veta.

Vi passade på att storstäda när vi bytte intranät. Vi lyfte över alla information från gamla till nya intranätet manuellt, gjorde en grovgenomgång av texter och strukturerade om. Och framför allt: Vi taggade upp vartenda dokument med minst tre olika sorters metataggar. Tanken är att det ska gå att söka fram vad det än är du letar efter.

Vi är också mer restriktiva med vilka nyheter vi skriver och vilken typ av innehåll som publiceras. Dessutom städas gammal information bort snabbt genom att skriva avpubliceringsdatum redan när vi skapar nytt. Allt för att innehållet ska bli hittbart. Nu ska du enkelt hitta din blankett, din guide eller ditt stöd genom att använda söket. Om du inte vill använda den grunda strukturen, såklart.

Relevant

Det finns två nyhetsflöden på startsidan. I det ena flödet publiceras nyheter av kommunikationsavdelningen. Nyheterna du ser här är de kommungemensamma blandade med nyheter från din förvaltning. Det andra flödet formar du själv genom att gå med i, eller följa de grupper du är intresserad av. Du hittar dina grupper i huvudmenyn där du också kan lägga till genvägar för snabb tillgång till sidor och system du ofta besöker. På det viset kan du skräddarsy huvudmenyn så att den passar dig. Allt för ett mer relevant intranät.

Socialt

Över 6000 medarbetare, spridda över hela kommunen behöver en självklar mötesplats. Vi inkorporerar ett socialt forum på intranätet där du kan diskutera stort och smått med dina kollegor på enheten eller från någon annan förvaltning. Du skapar enkelt en egen grupp och kan vara igång med diskussionen på fem minuter. Du kan skapa en projektgrupp och ladda upp alla dokument i projektet eller en skapa en grupp för din verksamhet där du kan samla allt verksamhetsstöd på ett och samma ställe. När det är gjort är det bara att bjuda in folk och börja diskutera!

Se mer om gruppfunktionen på Huddinges intranät här

… och med det stänger vi den här bloggen. Vill du komma i kontakt med någon som kan svara på frågor kring Huddinges intranät? E-posta insidan@huddinge.se, så blir du lotsad rätt.

Intranätdagarna den 6 oktober

Är du mer nyfiken på vad vi har hittat på och vad vi vill göra framöver? På Intranätdagarna den 6 oktober berättar vi allt om Huddinge kommuns Intranät. Hoppas att vi ses där!

 


Nu kör vi!

I skrivande stund rullas det nya intranätet ut till allas datorer!

Det ska bli spännande att se vilket mottagande vi får. Trots hårt slit finns det fortfarande en del skönhetsfel, men på det hela taget har beta-användarna varit positiva.

Nu ska vi avsluta projektet med bubbel och mingel under morgondagen. Sen kör vi igång utveckling av vårt nya Intranät!

 


Snart klar!

En vecka innan lansering och det enda vi hittar är buggar, felstavad text och ofullständiga sidor.

Fast om man kisar och läser snabbt kanske det kan funka ändå 🙂

insidan.huddinge.se är adressen.

Du som är anställd i kommunen använder dina vanliga inloggningsuppgifter för att komma in.


Testing – testing!

Nu är det spännande! Själva formen har i stort sett kommit på plats och nya intranätet börjar se ut som det ska. Vi har fortfarande en del av informationsmassan att ta tag i, men det kommer vi å andra sidan alltid ha. Ett intranät blir ju aldrig riktigt klart.

Idag har vi påbörjat flytten av intranätet. Om allt går väl kommer det att ligga på rätt server på måndag när vi har tänkt att släppa in de fösta beta-testarna. Det ska bli spännande att höra deras reaktioner!

Det är bra att vara ute i god tid, eftersom vi också gärna vill testa åtkomsten utifrån. De senaste veckorna har arbetet flutit på bra. Nu håller vi tummarna för att det flyter på hela vägen. Sista veckan i mars – då smäller det!

Insidan-dump


Grupper!

 

Vi kommer att använda oss av grupper en hel del. Det övergripande, gemensamma stödet samlas i en meny som följer med hela tiden. Ska man göra en upphandling, attestera en faktura, gå en brandutbildning eller hitta helpdesk kan man gå till den gemensamma menyn.

Verksamhetsnära stöd i grupper

Det mer verksamhetsnära stödet lägger vi i grupper. Då har våra medarbetare möjlighet att välja vilka grupper de behöver vara med i och har enkel tillgång till dem via huvudmenyn.

Det kommer att vara möjligt att lägga statiskt information i grupperna och använda dem som en slags ”intranät-i-intranätet” för den egna verksamheten. Då måste man ta hjälp av en administratör, men allt annat ska man kunna göra själv. Förhoppningen är att man även ska kunna jobba mer över förvaltnings- avdelnings- och enhetsgränser med hjälp av grupperna. Framför allt genom möjligheten till kommunikation som finns i varje grupp.

Olika sorters grupper

Vem som helst ska kunna skapa en grupp. Och man kan själv välja om den ska vara öppen eller sluten med bara ett kontrollerat antal medlemmar.

En grupp kan användas i flera olika sammanhang. Vi har valt att dela in grupperna i olika kategorier för att det ska bli enkelt att hitta:

Projektgrupper – används av ett projekt, som ett projektrum. Projektgruppen kan jobba med transperens och ha en öppen grupp eller välja att stänga den helt under intensiva perioder. Grupperna erbjuder såväl egen dokumentbank som kalender.

Verksamhetsgrupper – för verksamheter med speciell kompetens som behöver samla sin information på ett och samma ställe.

Intressegrupper – Har man ett intresse som man gärna delar med andra kan man starta en intressegrupp. Det kan handla om en grupp för språk-polisen, en grupp för köp-och-sälj eller ”Vi som spelar innebandy med personalföreningen”.